Gestão patrimonial online

Internet (fonte: Revista Espaço Aberto)

Patrimônio WEB, ferramenta desenvolvida pela Compatrim, simplifica processo de movimentação de bens na Universidade

Os e-mails substituíram as cartas. O uso de cartão bancário até em transações de baixo valor, ao invés de notas de dinheiro, é cada vez mais frequente. Em 2010, o centenário Jornal do Brasil aposentou sua versão impressa e passou a funcionar somente on-line. Agora, até os livros ameaçam migrar para o meio digital. A tendência a aderir à praticidade oferecida pelos avanços das técnicas virtuais no século 21 atinge a sociedade das mais variadas maneiras.

Na USP não é diferente. Foi criado no final do ano passado, por exemplo, o Currículoweb, recurso que permite que o próprio servidor técnico ou administrativo preencha seu currículo digital, cadastrando a formação adquirida em cursos, congressos, palestras e experiências profissionais.

E a história se repete. A Compatrim – Subcomissão de Patrimônio da Gefim (Gestão Financeira e de Materiais) lançou em maio o Patrimônio WEB, novo sistema virtual de gerenciamento do patrimônio da Universidade. Trata-se de uma plataforma que proporcionará aos usuários a possibilidade de regularizar, movimentar e disponibilizar – dentro de seus departamentos – os bens móveis sobre os quais possuem responsabilidade.

1. A coordenadora Adriana Mello apresentando a nova ferramenta no 1º Fórum de Administração Patrimonial da USP, realizado em abril

A Compatrim foi criada em 2001 e é formada por 13 representantes de nove diferentes unidades da USP. A subcomissão é responsável por desenvolver a metodologia e a sistemática de trabalho na área de gestão patrimonial da Universidade. Entende-se, por patrimônio, todos os bens permanentes: de um navio do Instituto Oceanográfico ao computador na sala de um funcionário ou docente.

A ferramenta foi implantada dentro do Mercúrio WEB  e tem como objetivo organizar de modo mais eficiente o processo de gestão interdepartamental de bens móveis. Este, até então, era feito através de papel e acumulava pilhas e mais pilhas de formulários, memorandos e outros documentos, burocracia que trazia complicações. Segundo Adriana Mello, funcionária do Serviço de Patrimônio da Reitoria e coordenadora da Compatrim, apenas de 30% a 40% das movimentações eram notificadas. “Os móveis andam, se deslocam, e os últimos a saber somos nós”, declara. “Informação tem que ser em tempo real. O papel não chegava. Criamos o Patrimônio WEB para minimizar este problema.”

O sistema busca dar aos funcionários um novo olhar sobre a gestão de patrimônio da Universidade. A interatividade por ele proporcionada faz com que cada um possa controlar seu próprio inventário, alterando ou confirmando a responsabilidade sobre determinado bem ou até disponibilizando novos. Para o responsável pelo patrimônio do CCE (Centro de Computação Eletrônica), e também coordenador da Compatrim, Valter Aparecido Moreira, “isso mostra a importância que aquele bem tem para o usuário. Ele vai perceber que é o responsável e que não ter este controle pode trazer problemas”. Na era do papel, o funcionário, ao movimentar um móvel, preenchia um formulário, passava-o para o responsável pelo patrimônio local e se livrava da preocupação de ter que administrar essa movimentação. Agora, com o Patrimônio WEB, isso mudou. “É um inventário simultâneo. Algo que chamamos de gestão patrimonial compartilhada”, explica Adriana.

Valter Aparecido Moreira também é coordenador da Compatrim

As pesquisas para a implantação do projeto começaram a ser desenvolvidas em 2009, quando a Compatrim fez um mapeamento da quantidade de responsáveis por patrimônio em 70 unidades da Universidade e constatou, por exemplo, que em 37 delas havia apenas um, e que em somente sete havia quatro ou mais. Conforme declara Moreira, este levantamento “foi importante porque, além dos dados obtidos, mostrou para os diretores das instituições a necessidade da criação do Patrimônio WEB”.

Por enquanto, a ferramenta está funcionando apenas nas unidades às quais pertencem os membros da Compatrim: Reitoria, CCE, FCF, IP, Esalq, IQ, ICB, FMVZ e HU. Ela será liberada para toda a Universidade em blocos, após os responsáveis pelo patrimônio de cada unidade terem recebido o devido treinamento – a ser passado pelos integrantes da subcomissão – e difundido este para o restante de suas instituições. A previsão é que ao final da primeira quinzena de agosto o sistema já esteja em pleno funcionamento.

Funções e atribuições

A princípio, a utilização do Patrimônio WEB pode parecer difícil, já que os usuários terão que aprender a lidar com uma nova ferramenta. Mas uma vez assimilada, ela oferecerá maior praticidade. “Vamos sair da área de conforto do papel, mas só até digerirmos o sistema. Depois vai ficar bem mais fácil”, diz Adriana.

4. “Foi difícil chegar neste modelo, mas optamos por fazer algo bem feito, que atendesse às necessidades da comunidade uspiana” – 

João Salla, presidente da Gefim

São três funções diferentes: usuário local, responsável local e responsável pelo patrimônio. O primeiro tem o dever de confirmar e alterar a responsabilidade sobre os bens dos quais tem a posse, além de incluir novos no sistema ou identificar aqueles que não estão etiquetados. O segundo, por sua vez, autoriza as ações solicitadas pelos usuários, cuidando de uma maneira geral dos bens do setor por ele chefiado. Por fim, o responsável pelo patrimônio acompanha as movimentações em todos os centros de sua instituição, gerenciando o patrimônio da unidade como um todo.

Interface do Patrimônio WEB

Para João Salla, funcionário do ICMC (Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação) da USP São Carlos e presidente da Gefim, a ferramenta provoca uma sinergia para que as pessoas se comuniquem, troquem ideias e organizem com eficiência a questão do patrimônio da Universidade. “O Patrimônio WEB é uma mudança de paradigma”, declara. “É um ganho de eficiência, de racionalização do sistema. Esperamos que ele traga todos estes benefícios para nós: agilização, economia de papel e economia de tempo.”